Was kann COMAC 7 ?

1. Grundlagen

Alle COMAC-Produkte sind so aufgebaut, dass Sie fachliches Spitzen-Know-How, modernste Technik und maximale Sicherheit für Ihre Investitionen haben. Deshalb können Sie von einer kleineren COMAC-Version auf eine größere COMAC-Version wechseln und deshalb erfüllt jede COMAC-Version die nachstehenden allgemeinen und grundlegenden Anforderungen an die Vertragsbearbeitung.

☑ Vertragslebenslauf

COMAC bildet durch die Statusverwaltung den gesamten Lebenslauf eines Vertrages ab, d.h.:

• Vertragsanbahnung (Simulation, Ausschreibungen, Angebote, Verhandlungen, abgebrochene Verhandlungen, Genehmigung)
• Vertragsbewirtschaftung
• Vertragsänderungen
• Vertragsstörungen
• Vertragsverlängerungen
• Vertragsbeendigung

☑ Mandantenfähigkeit

Verwaltung aller Vertrags- und Geschäftsbeziehungen von beliebig vielen Mandanten.

☑ Datenobjekte

COMAC kann beliebig viele Datenobjekte (z. B. Firmen, Standorte, Abteilungen, Verträge, Objekte) verwalten. Begrenzungen ergeben sich nur aus der eingesetzten Hardware oder verwendeten Datenbank.

☑ Flexibles Rechtekonzept

COMAC besitzt ein prozessorientiertes Rechtekonzept. Es erlaubt die individuelle Vergabe von Rechten je Aktivität. Diese Rechte können frei an Rollen vergeben werden. Eine zentrale Rechteverwaltung durch einen Administrator erlaubt die Definition der Rollen, die Zuordnung von Anwendern, Vertreterregelungen und Rollenverwaltung.

Das Modul PROMAC Prozessverwaltung ermöglicht darüber hinaus den Einsatz von feldabhängigen Berechtigungen. Dabei werden Funktionen durch Feldinhalte (z. B. zuständiger Sachbearbeiter eines Vertrages) oder komplexe Bedingungen (z. B. Prüfung, ob die Kompetenz zur Freigabe eines Vertrages mit bestimmten Finanzwirkungen ausreicht, Mehr-Augen-Prinzip) gesteuert.

☑ Multi-User-Betrieb

Viele Anwender können gleichzeitig am System arbeiten. Ein komfortabler Zugriffsschutz verhindert den unerwünschten gleichzeitigen schreibenden Zugriff mehrerer User durch einen check-in/check-out-Mechanismus.

☑ Währungen

Mit COMAC können Sie Verträge in allen Währungen führen. Neben der jeweiligen Vertragswährung wird immer auch eine Mandantenwährung € geführt. Die Werte errechnen sind automatisch aus den hinterlegten Wechselkursen. Dadurch sind auch im internationalen Geschäft alle Verträge gemeinsam auswertbar und vergleichbar.

☑ Sprachen

Führung in beliebigen Sprachen oder Unternehmensdialekten einschließlich aller Vertrags- und Geschäftsstrukturen. Dies gilt nicht nur für die Bildschirme, sondern auch für die verwendeten Klassifikationen und Auswertungen. Durch die Zuordnung der Sprachen auf eine ausgewählte Mandantensprache wird die internationale Vergleichbarkeit von Verträgen hergestellt.

☑ Konsolidierungsfähigkeit

Alle Verträge werden in einer einheitlichen vergleichbaren Systematik gespeichert. Dadurch sind Verträge konsolidierungsfähig und können automatisch miteinander verglichen und bewertet werden. Verträge mit schlechter Performance werden identifiziert. Dies gilt auch dann, wenn Verträge in unterschiedlichen Sprachen oder Währungen gehalten werden.

☑ Revisionssichere Historienführung

Alle wesentlichen Vertragsänderungen werden in eigenen Historienbereichen gespeichert. COMAC ist revisionssicher aufgebaut und erfüllt alle Bedingungen für ein effektives Versionsmanagement.

☑ Planungen und Entwicklungen

Dokumentation aller Termin- und Finanzwirkungen auf Detailebene von Verträgen über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg. Bereitstellung von Plan- und Ist-Werten für Nachkalkulationen.

☑ Rechnungswesen-Standards

COMAC kann als Vorsystem zum Rechnungswesen eingesetzt werden, da es die Berechnung und Kontierung von zeitlichen und finanziellen Vertragskonsequenzen mit der Genauigkeit des Rechnungswesens durchführt.

Dadurch kann die automatische Übergabe von Plan- und Ist-Werten, Rechnungen, Zahlungsfreigaben, Obligowerten an die Finanzbuchhaltung und an das Controlling erfolgen. Ebenso kann COMAC in die Partnerverwaltung, Anlagenverwaltung sowie Kosten- und Leistungsrechnung integriert werden. Somit veredelt COMAC die bestehenden betriebswirtschaftlichen Systeme.

☑ Customizing ohne Programmierung

COMAC kann auch an neue, heute noch nicht bekannte Geschäftsmodelle, Vertragsstrukturen, Leistungsumfänge, Rechenregeln und Belege angepasst werden. Diese Anpassungen erfordern keine Programmierung. Sie können stattdessen durch geschulte Anwender selbst mit Hilfe der leistungsstarken Customizing-Tools von COMAC eingerichtet werden.

☑ Integrierte Berichte / Reporting

COMAC vernetzt alle Informationen automatisch und stellt dieses Zusammenhangswissen zur Verfügung. Die gewünschten Informationen können flexibel ausgewählt und zusammengestellt werden. Neben bereits konfigurierten Standardauswertungen (z. B. in EXCEL oder der gängigen Report-Design-Software) können Sie somit individuelle Fragestellungen auf beliebiger Detailebene beantworten.

☑ Informationen und Dokumente

Dokumente können zu allen Informationen in COMAC zugeordnet werden: zu Verträgen, Partnern, Objekten, Belegen – insgesamt oder zu einem ganz bestimmten Detail. Und das beliebig oft, so dass auch Mehrfachzuordnungen dargestellt werden können. Zusätzlich erlaubt COMAC die flexible Beschlagwortung von Dokumenten. Somit liegen Ihnen auf Knopfdruck alle relevanten Unterlagen für Ihre Verträge vor, vom Vertragstext über den Schriftverkehr bis zu einer detaillierten Terminliste.

☑ Import-Export-Schnittstellen

Schnittstellen verbinden COMAC mit bestehenden Programmen und Systemen in Ihrem Unternehmen.

• Import-Schnittstellen sind verfügbar für Geschäftspartner, Objekte, Kontierungsmerkmale, Vertragsdaten und Vertragsdokumente.
• Export-Schnittstellen sind darüber hinaus verfügbar für Plandaten, geprüfte Rechnungen, Zahlungsfreigaben, Vertrags- und Leistungsobligo und für alle on-line-Auswertungen.
• Sicherheitsexport aller gespeicherter Daten.

☑ Automatische Datenübernahme

COMAC bietet mehrere Möglichkeiten der Übernahme von Vertragsinformationen:

• Die automatische Übernahme (Migration) der bisherigen Vertragsdaten ermöglicht es, bereits bestehende Daten weiterhin zu nutzen.
• Die automatische Übernahme aus Vertragsvorlagen kann genutzt werden, wenn die bestehenden oder erstellten Verträge in WORD oder gleichwertigen Programmen vorliegen und entsprechende Markierungen gesetzt sind. Diese Möglichkeit bietet sich auch, wenn Sie zur Erstellung der Verträge Vertragsvorlagen von COMAC verwenden. So erkennen Sie bereits bei Erstellung Ihrer Verträge in einem Textverarbeitungsprogramm die daraus resultierenden finanziellen und terminlichen Wirkungen.

2. Vertragsdaten

Das Modul Vertragsdaten stellt alle wichtigen Stammdaten des Vertrags zur Verfügung.

☑ Vertragsstammdaten

Erfassen von Vertragsnummern und Vertragsstrukturen. Klassifikation nach rechtlichen und wirtschaftlichen Kriterien. Verwaltung von einfachen Metadaten zur Vertragseinordnung bereits in der Anbahnungsphase.

☑ Vertragspartner

Verwaltung aller Vertragspartner mit ihren Daten (Details siehe Geschäftspartner).

☑ Laufzeiten

Vertragslaufzeit, auch verschiedene Arten (u.a. Mindest-, Höchst-, Plan-Laufzeit, bestimmte und unbestimmte Laufzeit). Es können mehrere Laufzeiten parallel verwaltet werden.

☑ Klauseln

Darstellung aller Vertragsklauseln (z. B. Haftung, Gewährleistung, Gerichtsstand, Sicherheiten, Versicherungen, usw.) mit Klassifizierung und Angabe weiterer Daten (z. B. Haftungssummen, Bürgen, Zertifikate).

☑ Termine / Aktivitäten

Dokumentation aller Aktivitäten und den damit verbundenen vertraglichen Regelungen wie z. B. auslösendes Ereignis, Zeitpunkte, Fristen, vertraglicher Vorlauf, operativer Vorlauf.

Solche verpflichtenden oder optionalen Aktivitäten sind z. B. Informationspflichten, Rechnungsstellung, Preisanpassungen, Mengenmessungen, Leistungszeitpunkte, Leistungsintervalle, Verlängerungsoptionen, automatische Verlängerungen, Kündigungsmöglichkeiten.

☑ Vertrags-Beziehungen

COMAC erstellt alle Standard-Vertrags- und Geschäftsbeziehungen automatisch im Zuge der Erfassung. Zusätzlich ist die Erfassung aller sonstigen, individuell vereinbarten Beziehungen möglich. Beispiele:

• Beziehungen zwischen Partnern (z. B. horizontale und vertikale Verbünde, Vertriebsgruppen, Konzerne)
• Beziehungen zwischen Objekten (z. B. komplementäre Objekte, ortsgebundene Objekte, Vorgänger- und Nachfolger-Objekte)
• Beziehungen zwischen Verträgen (z. B. Kauf- und Wartungsvertrag, Abrufe zu Rahmenverträgen)
• Rollen, die Partner bei bestimmten Verträgen und Objekten übernehmen.

☑ Individuelle Vertragsdaten

Für alle Datenbereiche können individuelle Zusatzdaten erfasst werden. Darunter versteht man diejenigen Informationen, die in den COMAC-Standarddaten nicht enthalten sind, die aber dem Anwender als wichtig erscheinen. Beispielsweise können Sie hier unternehmensinterne Zufriedenheits-Rankings für Verträge hinterlegen. Auch diese individuellen Daten können im weiteren Verlauf wie Standarddaten verarbeitet werden.

3. Terminplanung

Aus den erfassten Vertragsaufgaben und Vertragsaktivitäten berechnet COMAC automatisch die Terminwirkungen und befüllt mit diesen den Terminkalender.

☑ Aufgaben und Aktivitäten

Es können vertragliche Verpflichtungen und Aktivitäten aller Art erfasst werden.

☑ Terminorganisation / Vorläufe

COMAC berücksichtigt auch alle vertraglichen und organisatorischen Vorlaufaktivitäten, die notwendig sind, damit die vertraglichen Aufgaben eingehalten werden können. COMAC unterstützt damit die Arbeitsplanung mit realistischen Informationen.

☑ Terminregeln

COMAC erlaubt die flexible Erfassung aller Eckdaten für Terminvereinbarungen. Auch andere auslösende Ereignisse sind möglich.

☑ Terminplanung

Automatische Berechnung von Terminen auf Basis der Eckdaten für die gesamte Vertragslaufzeit. Automatische Anpassung bei Vertragsänderungen.

☑ Terminkalender

Automatische Bestückung aller Terminkalender der Vertragsbeteiligten mit den für sie relevanten Aufgaben. Auch manuelle Einträge sind möglich.

☑ To-Do-Listen

Für alle Betroffenen werden Übersichten eingeblendet, mit denen die anstehenden Aufgaben visualisiert werden.

4. Vertragsleistungen

COMAC erlaubt die genaue Beschreibung der Leistungsumfänge eines Vertrages. Dies ist wichtig, da in vielen Verträgen ein Leistungsmix mit abweichenden Leistungsintervallen vereinbart wird.

☑ Leistungsumfang

Genaue inhaltliche Erfassung des vertraglichen Leistungsumfanges zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

☑ Leistungsarten

Kennzeichnung der einzelnen vereinbarten Leistungen und Gegenleistungen nach der Unternehmensklassifikation zur Bewertung von Konditionen und Finanzoptimierung.

☑ Leistungscodes

Detailbeschreibung der Leistungsansprüche durch individuelle Leistungscodes. Damit ist eine erleichterte Überprüfung der Erfüllung verbunden.

☑ Leistungszeitraum

Erfassung der Leistungszeiträume und Leistungsintervalle je Leistungsart zur Berechnung der Vertragswirkungen bei variablen Leistungsumfängen.

☑ Leistungsgegenstände

Dokumentation der Leistungsgegenstände und der Leistungserbringung. Grundlage für die Berechnung von Deckungsbeiträgen, Investitionskalkulation und Folgekosten.

☑ Leistungsverrechnung

Zuordnung und Aufteilung der Vertragsleistungen auf Kontierungselemente (z. B. Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Wirtschaftseinheiten) als Grundlage der internen Leistungsverrechnung.

5. Vertragsklauseln

☑ Volle Flexibilität

Jede Vertragsklausel, die Sie in Ihren Verträgen nutzen, können Sie auch in der Vertrags-Software COMAC abbilden.

☑ Klausel-Lager

Sie können Vertragsklauseln mit Textbausteinen verknüpfen und in einem Klausel-Lager hinterlegen, in dem die Vertragsklauseln nach verschiedenen Kriterien (Sprache, Recht, Klausel-Typ, usw.) gespeichert werden (COMAC LEGAL-Technik). Aus diesem Lager können Sie Klauseln zu Vertragsvorlagen hinzufügen. So unterstützt Sie COMAC bei der aktiven Vertragsgestaltung.

☑ Automatisierte Geschäftsprozesse

Für jede Klauseln können strukturierte Informationen angelegt werden, mit denen hinter den Klauseln liegende Geschäftsprozesse automatisiert werden können.

 

6. Finanzplanung

☑ Mengen- und Preisregeln / Vertragsmathematik

Erfassen aller vertraglichen Vereinbarungen zu Liefermengen, Stückpreisen und Pauschalen. Feste und variable Leistungserbringung, anteilige Leistungszeiträume, Leistungsgegenstände und Kontierungselemente werden berücksichtigt.

☑ Finanzplanung

Automatische Berechnung aller finanziellen Wirkungen des Vertrags auf der erforderlichen Detailebene (nach Leistung, Vertrag, Objekt, Partner, Kostenstellen, Kostenträger) zur Überprüfung und Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen.

☑ Vertragswirkungen

Erfassen der vertraglichen Regelungen zur Berechnung der zeitlichen und finanziellen Vertragswirkungen.

☑ Partnerwirkungen

Die berechneten Vertragswirkungen werden von COMAC automatisch auch aus der Sicht der Partner dargestellt. Dies ermöglicht umfassende partnerbezogene Berichte:

• Termine: Terminplanung nach Geschäftspartnern und chronologischer Nachweis aller partnerbezogenen Aktivitäten
• Finanzen: Berechnung von Partnererfolgsrechnung mit Nachweis aller geplanten und erfolgten Aufwände und Erträgel
• Bonität: Berechnung der Partnerbonität aufgrund externer und interner Bonitätskennziffern

☑ Objektwirkungen

Die berechneten Vertragswirkungen werden von COMAC automatisch auch aus der Sicht der Objekte dargestellt. Dies ermöglicht umfassende objektbezogene Berichte:

• Termine: Wartungsplanung für Objekte, chronologischer Nachweis aller objektbezogenen Aktivitäten, usw.l
• Finanzen: Planung der Herstellungs- und Folgekosten je Objekt, Planung der objektbezogenen Erlöse, Objekterfolgsrechnung durch Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, Plan-Ist-Vergleiche, usw.

☑ Investitionsgüter

• Automatische Berechnung der Anschaffungs- und Folgekosten von Investitionen
• Unterstützung der Investitionsgüterplanung nach Neuinvestitionen (aufgrund Bedarfsplanung), Ersatzinvestitionen (aufgrund Überalterungsanalyse) und Rationalisierungsinvestitionen (aufgrund Folgekostenanalyse)
• Unterstützung unterschiedlicher Beschaffungsformen (Kauf, Miete, Finanzierung, Leasing, make or buy)
• Berechnung verschiedener Objektrisiken (Objektbonität, Überalterung)

☑ Projektwirkungen

• Berechnung von projekt- und produktbezogenen Ergebnissen und Deckungsbeiträgen als quantitativ und qualitativ valider Grundlage für die entsprechenden Berichte und Auswertungen
• Kostenträgerrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenartenrechnung

7. Rechnungsbuch

COMAC ermöglicht die Leistungsabrechnung für alle erfassten Verträge.

☑ Rechnungseingang

Automatische Berechnung der Leistungsabrechnung. Erstellen der Rechnungsbelege für Lieferanten (Soll-Eingangsrechnung).

☑ Rechnungsprüfung

Automatische Prüfung der Lieferantenrechnungen, automatische Erfassung bei korrekter Rechnung, Abweichungsanalyse durch Zugriff auf Mengen- und Preiskonditionen, Freigabe von Zahlungen.

☑ Rechnungsausgang

Automatische Berechnung der Leistungsabrechnung. Erstellen der Rechnungsbelege für Kunden (Ist-Ausgangsrechnung).

☑ Rechnungsbuch (Eingang / Ausgang)

Chronologische und partnerbezogene Verwaltung aller Rechnungen. Individuelle  Schlagworte und Bemerkungen können hinzugefügt werden.

 

8. Variable Leistungsmengen (Messwesen)

Erfassung variabler Leistungserbringung und variabler Berechnungsgrundlagen (z. B. Zählerstände). Betriebsabrechnung auf Objekte, Projekte, Kostenstellen, Kostenträger und Wirtschaftseinheiten.

Shared Services (Basisfunktionen)

Geschäftspartner

Verwaltung aller wichtigen Partnerdaten. Datenaustausch mit ERP-Systemen ist in beide Richtungen möglich.

• Stammdaten, insbesondere auch SAP-relevante Daten, Firma
• beliebig viele Adressen
• beliebig viele Ansprechpartner
• beliebig viele Bankverbindungen
• beliebige Geschäftsbeziehungen
• individuelle Daten

 

Objekte

Objekte umfassen das gesamte Anlagevermögen, Mietvermögen und alle anderen Investitions- und Gebrauchsgüter. Datenaustausch mit ERP-Systemen ist in beide Richtungen möglich.

• Stammdaten, insbesondere auch SAP-relevante Daten
• Objektpositionen für beliebige, auch mehrfache Untergliederungen der Objekte
• Beziehungen zwischen Objekten (z. B. bei komplementären Objekten) und weitere Vertrags- und Geschäftsbeziehungen, in die Objekte eingebunden sind
• individuelle Daten

 

Dokumente

Vertragsunterlagen, Mails, Belege und weitere Dokumente können zu allen in COMAC gespeicherten Informationen auf beliebiger Detailebene einzeln oder mehrfach zugeordnet werden, was eine strukturierte Übersicht Ihrer Aktenlage auf Knopfdruck erlaubt. Durch eine flexible Beschlagwortung können Dokumente überdies mit individuellen Labels versehen werden.

COMAC kann nicht nur einige Schlagworte zu Dokumenten speichern, sondern zusätzlich alle Dokumente mit dem rechtlichen und wirtschaftlichen Datenumfeld vernetzen. Dadurch finden Sie das Dokument in allen seinen fachlichen Rollen (z. B. Vertragstext, Anhang, Beleg, Schriftverkehr, Notiz, Rechnung) und unter zahlreichen Stichworten. Wir nennen das Intelligente Dokumentation.

Dokumente können in beliebigen Dateiformaten gespeichert und direkt aus COMAC aufgerufen werden.